Οδηγός χρήσης

Όλα όσα χρειάζεσαι για να ξεκινήσεις με το TimelyPlan: από τις πρώτες ρυθμίσεις του οργανισμού μέχρι την υποβολή άδειας. Διάλεξε την ενότητα που σε ενδιαφέρει από το αριστερό μενού, ή χρησιμοποίησε την αναζήτηση.

search

waving_handΚαλώς ήρθες στο TimelyPlan

Το TimelyPlan είναι μία πλατφόρμα προγραμματισμού βαρδιών για ομάδες που δουλεύουν με ωράρια — κλινικές, νοσηλευτικές μονάδες, εταιρείες φύλαξης, ξενοδοχεία, αεροδρόμια.

tips_and_updates Νέος εδώ; Διάβασε πρώτα τα Πρώτα βήματα για μια γρήγορη εικόνα — 5 λεπτά αρκούν για να δεις πώς συνδέονται οι έννοιες.

Οι τρεις ρόλοι

  • Διαχειριστής Οργανισμού (ORG_ADMIN) — στήνει τμήματα, ρόλους, τύπους βαρδιών, προσκαλεί προσωπικό.
  • Manager — προγραμματίζει την εβδομάδα ενός συγκεκριμένου τμήματος, εγκρίνει άδειες.
  • Εργαζόμενος (MEMBER) — βλέπει το πρόγραμμα, υποβάλλει αιτήματα άδειας ή προτίμησης βάρδιας.

rocket_launchΠρώτα βήματα

Πέντε βήματα από την εγγραφή μέχρι το πρώτο σου εβδομαδιαίο πρόγραμμα.

  1. Εγγράψου με τον σύνδεσμο πρόσκλησης. Δεν υπάρχει δημόσια εγγραφή — ο διαχειριστής της πλατφόρμας σου έχει στείλει έναν σύνδεσμο της μορφής app.timelyplan.gr/signup?code=….
  2. Δημιούργησε ένα Τμήμα. Στην καρτέλα Οργάνωση → Τμήματα, πάτησε «Νέο τμήμα» και δώσε όνομα (π.χ. «Καρδιολογική»).
  3. Όρισε Ρόλους και Τύπους βαρδιών. Π.χ. ρόλος «Νοσηλευτής», βάρδια «Πρωί 07:00–15:00». Σε κάθε τύπο βάρδιας ορίζεις πόσοι από κάθε ρόλο χρειάζονται.
  4. Πρόσθεσε προσωπικό. Είτε δημιούργησες τις κάρτες εργαζομένων χειροκίνητα, είτε στέλνεις σύνδεσμο πρόσκλησης για να εγγραφούν μόνοι τους.
  5. Πάτησε «Αυτόματη λύση» στο Πρόγραμμα. Ο solver συμπληρώνει την εβδομάδα σεβόμενος άδειες, ρεπό και ελάχιστο χρόνο ανάπαυσης. Μπορείς να την αναδιατάξεις χειροκίνητα με drag-and-drop πριν την οριστικοποίηση.

warning Σημείωση: Όσο μία εβδομάδα είναι «Πρόχειρη», οι εργαζόμενοι δεν τη βλέπουν. Πατάς «Οριστικοποίηση» όταν έχεις δουλέψει αρκετά — από εκεί κι έπειτα κάθε αλλαγή δημιουργεί ειδοποίηση.

admin_panel_settingsΓια Διαχειριστές Οργανισμού

Ο διαχειριστής (ORG_ADMIN) στήνει το σκελετό του οργανισμού: τμήματα, ρόλους, βάρδιες, αργίες, προσωπικό, άδειες.

1. Στήσιμο της δομής (καρτέλα «Οργάνωση»)

Οι υπο-καρτέλες είναι κλειδωμένες μέχρι να ολοκληρώσεις τις εξαρτήσεις τους — π.χ. δεν μπορείς να ορίσεις τύπους βαρδιών πριν ορίσεις τουλάχιστον ένα τμήμα.

  • Τμήματα: ορίζεις πρώτη ημέρα εβδομάδας (Δευτέρα/Κυριακή), αν θες έγκριση νέων μελών, αν επιτρέπονται επαναλαμβανόμενες επιθυμίες.
  • Ρόλοι: π.χ. «Νοσηλευτής Β», με ελάχιστο χρόνο ανάπαυσης (default 8 ώρες).
  • Τύποι βαρδιών: ώρες, αν διασχίζει τα μεσάνυχτα, και πόσα άτομα κάθε ρόλου χρειάζονται.
  • Τύποι άδειας: από προεπιλεγμένη λίστα (Ασθενείας, Γάμου, κλπ.) ή δικός σου ορισμός.
  • Αργίες: με ένα κλικ φορτώνεις όλες τις ελληνικές δημόσιες αργίες για το τρέχον έτος.

2. Πρόσκληση Manager

Στην καρτέλα Προσωπικό, δημιουργείς σύνδεσμο πρόσκλησης manager για ένα συγκεκριμένο τμήμα. Όταν ο/η manager εγγραφεί, αναλαμβάνει αυτόματα τη διαχείριση μόνο εκείνου του τμήματος.

info Μικρή οργάνωση με ένα τμήμα; Στις Ρυθμίσεις, ενεργοποίησε «Απόκρυψη προειδοποιήσεων διαχειριστή» — δε θα σου εμφανίζεται πια το παράθυρο επιβεβαίωσης κάθε φορά που κάνεις αλλαγή στο πρόγραμμα.

3. Δικαιώματα Manager

Από προεπιλογή, ο manager βλέπει μόνο το δικό του τμήμα. Στην καρτέλα Δικαιώματα μπορείς να του δώσεις πρόσβαση και αλλού — π.χ. να βλέπει αργίες όλου του οργανισμού.

groupsΓια Managers

Ο manager προγραμματίζει την εβδομάδα του τμήματός του και εγκρίνει αιτήματα προσωπικού.

Η σελίδα «Πρόγραμμα»

  • Πάνω αριστερά: μετάβαση σε άλλη εβδομάδα.
  • Πάνω δεξιά: Αυτόματη λύση, Καθαρισμός εβδομάδας, Επεξεργασία.
  • Κάθε κελί κρατά μία βάρδια, ή «Άδεια», ή «Ρεπό». Με κλικ ανοίγει το παράθυρο επιλογής.
  • Με drag-and-drop ανταλλάσσεις τις βάρδιες δύο εργαζομένων στην ίδια ημέρα.

Άδειες

Στη Διαχείριση Αδειών βλέπεις όλα τα εκκρεμή αιτήματα του τμήματός σου. Μπορείς να τα εγκρίνεις, να τα απορρίψεις ή να τα αναβάλεις. Όταν εγκρίνεις μια άδεια, το πρόγραμμα ενημερώνεται αυτόματα: το κελί γίνεται «Άδεια» και αφαιρείται από τη διαθεσιμότητα του solver.

Οριστικοποίηση

Όταν τελειώσεις την εβδομάδα, πάτησε «Οριστικοποίηση». Αν υπάρχουν ακάλυπτες θέσεις, η εφαρμογή θα σε προειδοποιήσει — μπορείς να διορθώσεις, ή να επιβάλεις «Οριστικοποίηση παρά τις παραβάσεις» με κόκκινο κουμπί. Από εκείνη τη στιγμή, οι εργαζόμενοι λαμβάνουν ειδοποίηση. Το κουμπί «Οριστικοποίηση» πάλλει διακριτικά όταν είναι η φυσική επόμενη ενέργεια — ίδια ένδειξη βλέπεις και στα κουμπιά «Αυτόματη Λύση» και «Αποθήκευση Πρόχειρου».

Επαναλαμβανόμενες επιθυμίες — «Πάντα να τηρείται»

Αν στις ρυθμίσεις του τμήματος έχεις ενεργοποιήσει τις επαναλαμβανόμενες επιθυμίες, κάθε εργαζόμενος μπορεί να δηλώσει επιθυμία που επαναλαμβάνεται κάθε εβδομάδα (π.χ. «κάθε Παρασκευή θέλω πρωινή»). Από προεπιλογή είναι μαλακή προτίμηση: ο αυτόματος προσπαθεί να την τηρήσει, αλλά δεν εγγυάται.

Ως manager/admin μπορείς να σηκώσεις τον διακόπτη «Πάντα» δίπλα σε μια επιθυμία. Από εκείνη τη στιγμή ο αυτόματος τη χειρίζεται ως σκληρό κανόνα:

  • Αν η επιθυμία είναι «Ρεπό», ο εργαζόμενος δεν ανατίθεται ποτέ σε εκείνη την ημέρα της εβδομάδας.
  • Αν είναι «Συγκεκριμένη βάρδια», ο εργαζόμενος ανατίθεται μόνο σε αυτή τη βάρδια εκείνη την ημέρα — ποτέ σε άλλη.

Χρησιμοποίησέ το για εξαιρετικές περιπτώσεις (π.χ. παιδί με ειδική ανάγκη που χρειάζεται σταθερή επίβλεψη — μόνο πρωινά την Πέμπτη), όχι ως γενικό εργαλείο. Όσες περισσότερες «Πάντα» κλειδώσεις, τόσο λιγότερη ελευθερία έχει ο αυτόματος και τόσο πιο πιθανό να βγουν ακάλυπτες θέσεις. Ο διακόπτης είναι ορατός μόνο σε manager/admin· ο ίδιος ο εργαζόμενος δεν μπορεί να τον ενεργοποιήσει για τον εαυτό του.

personΓια Εργαζόμενους

Ως εργαζόμενος, βλέπεις το πρόγραμμά σου, υποβάλλεις αιτήματα άδειας ή προτίμησης βάρδιας, και μπορείς να διαφωνήσεις αν κάποια ανάθεση σε αδικεί.

Υποβολή άδειας

  1. Πήγαινε στη σελίδα Άδειες.
  2. Πάτησε «Νέο αίτημα» και διάλεξε τύπο (Κανονική, Ασθενείας, κλπ.).
  3. Επίλεξε εύρος ημερομηνιών.
  4. Προαιρετικά: σημείωσέ το ως «Σημαντικό» αν η ημερομηνία είναι αδιαπραγμάτευτη.
  5. Υποβολή. Ο manager θα δει το αίτημα και θα σε ενημερώσει.

Επιθυμίες βάρδιας

Αν το τμήμα σου το επιτρέπει, μπορείς να δηλώσεις προτίμηση βάρδιας σε συγκεκριμένη ημέρα (π.χ. «Πρωί στις 15/7»), ή επαναλαμβανόμενη προτίμηση που ισχύει κάθε εβδομάδα (π.χ. «κάθε Παρασκευή πρωί»). Ο αυτόματος θα προσπαθήσει να τις τιμήσει, χωρίς όμως εγγύηση. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις (π.χ. σταθερή ανάγκη φροντίδας παιδιού) ο manager μπορεί να σηκώσει σε μια επαναλαμβανόμενη επιθυμία τον διακόπτη «Πάντα», οπότε ο αυτόματος υποχρεούται να την τηρεί. Τον διακόπτη τον σηκώνει αποκλειστικά ο manager — δεν τον βλέπεις από τη δική σου σελίδα.

Αντίρρηση σε ανάθεση

Αν μία οριστικοποιημένη βάρδια σε αδικεί, μπορείς να αφήσεις σχόλιο/αντίρρηση πάνω στο κελί. Ο manager θα δει το κίτρινο περίγραμμα του κελιού στο επόμενο άνοιγμα.

helpΣυχνές ερωτήσεις

Δεν βρίσκεις την απάντηση που ψάχνεις; Στείλε μας mail.

Πώς εγγράφομαι; Δεν βλέπω κουμπί «Sign up».
Η εγγραφή γίνεται μόνο μέσω συνδέσμου πρόσκλησης. Αν είσαι εργαζόμενος, ζήτησέ τον από τον διαχειριστή του οργανισμού σου. Αν θες να δημιουργήσεις νέο οργανισμό, στείλε μας email στο aellinitakis@tuc.gr και θα σου στείλουμε τον δικό σου σύνδεσμο.
Ξέχασα τον κωδικό μου. Τι κάνω;
Στείλε mail στον διαχειριστή του οργανισμού σου — μπορεί να σου εκδώσει σύνδεσμο επαναφοράς. Αν είσαι ο ίδιος ο διαχειριστής, επικοινώνησε μαζί μας στο aellinitakis@tuc.gr.
Πόσο κοστίζει το TimelyPlan;
Υπάρχει δωρεάν πρόγραμμα (FREE) με όριο τμημάτων και εργαζομένων. Για περισσότερους χρήστες χρειάζεσαι άδεια χρήσης (LICENSED). Δες όλες τις λεπτομέρειες στη σελίδα τιμών.
Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα μου; Είναι ασφαλή;

Όλα τα δεδομένα φιλοξενούνται σε servers εντός ΕΕ (Hetzner, Φρανκφούρτη). Δεν χρησιμοποιούμε υπηρεσίες εκτός ΕΕ — ούτε για email, ούτε για analytics.

Οι κωδικοί αποθηκεύονται με bcrypt· οι συνεδρίες είναι JWT με βραχύβιο access token + database-tracked refresh. Καθημερινό κρυπτογραφημένο backup της βάσης.

Μπορώ να εξάγω τα δεδομένα μου;
Ναι. Στις Ρυθμίσεις → Δημιουργία Αντιγράφου Ασφαλείας μπορείς να κατεβάσεις ένα αρχείο .timely-backup με όλα τα στατικά δεδομένα του οργανισμού σου (τμήματα, ρόλοι, εργαζόμενοι, άδειες, αιτήματα). Το ίδιο αρχείο μπορεί να επαναφορτωθεί αργότερα — χρήσιμο για δοκιμές ή για μετάβαση.
Γιατί ο solver αφήνει κάποια κελιά κενά;
Όταν δεν υπάρχει αρκετό διαθέσιμο προσωπικό για να καλυφθεί μία βάρδια χωρίς να σπάσει κάποιος κανόνας (ελάχιστος χρόνος ανάπαυσης, εγκεκριμένες άδειες, ρεπό), ο solver αφήνει το κελί κενό αντί να επιβάλει παράβαση. Στην κορυφή της σελίδας βλέπεις έναν κόκκινο μετρητή «X ακάλυπτες θέσεις» — πάτησέ τον για τη λίστα.
Γιατί κάθε φορά που αλλάζω κάτι ως ORG_ADMIN, βγαίνει «αυτή είναι δουλειά του manager»;
Είναι σκόπιμα: ο ρόλος ORG_ADMIN κανονικά εποπτεύει, δεν δουλεύει το πρόγραμμα καθημερινά. Αν είσαι σε μικρή οργάνωση όπου ο ίδιος άνθρωπος κάνει και τις δύο δουλειές, ενεργοποίησε «Απόκρυψη προειδοποιήσεων διαχειριστή» στις Ρυθμίσεις.
Πώς δουλεύει το «Πάντα να τηρείται» σε μια επαναλαμβανόμενη επιθυμία;

Από προεπιλογή, οι επαναλαμβανόμενες επιθυμίες είναι μαλακές προτιμήσεις — ο αυτόματος προγραμματιστής τους δίνει βάρος αλλά δεν τις εγγυάται.

Όταν ένας manager/admin σηκώσει τον διακόπτη «Πάντα» πάνω σε μια επιθυμία, ο αυτόματος τη χειρίζεται ως σκληρό κανόνα: «θέλω ρεπό κάθε Παρασκευή» → ο εργαζόμενος δεν θα ανατεθεί ποτέ σε Παρασκευή. «Θέλω πρωινή κάθε Δευτέρα» → ο εργαζόμενος θα μπει μόνο σε πρωινή τη Δευτέρα, ποτέ σε άλλη βάρδια.

Είναι εργαλείο για εξαιρετικές περιπτώσεις (π.χ. καθορισμένη ανάγκη φροντίδας παιδιού) και απαιτεί την έγκριση του manager — ο ίδιος ο εργαζόμενος δεν μπορεί να το ενεργοποιήσει. Όσες περισσότερες «Πάντα» επιθυμίες υπάρχουν, τόσο λιγότερη ελευθερία έχει ο αυτόματος και τόσο πιο πιθανό να βγουν ακάλυπτες θέσεις — χρησιμοποίησέ το με μέτρο.

Μπορώ να αλλάξω τη γλώσσα της εφαρμογής;
Όχι ακόμα — η εφαρμογή είναι μόνο στα ελληνικά. Αν έχεις ανάγκη για αγγλικά (ή άλλη γλώσσα), στείλε μας email — μας ενδιαφέρει να το ξέρουμε.
Γιατί δεν βλέπω το «Πρόγραμμα» αν είμαι εργαζόμενος;
Πιθανότατα η εβδομάδα δεν έχει οριστικοποιηθεί ακόμα από τον manager σου. Όσο είναι «Πρόχειρη», δεν εμφανίζεται στους εργαζόμενους — επιστροφή στο πάνελ θα ενημερωθεί αυτόματα όταν ο manager την κλειδώσει.
Δουλεύει σε κινητό;
Ναι, η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί responsively. Δεν έχουμε ξεχωριστή native εφαρμογή — απλώς ανοίγεις app.timelyplan.gr από τον browser του κινητού σου.
Πώς δηλώνω αργίες (Πάσχα, Χριστούγεννα κλπ.);
Στην καρτέλα Οργάνωση → Αργίες πάτησε «Εισαγωγή Ελληνικών Αργιών» — εμφανίζεται checklist με τις 12 επίσημες ελληνικές αργίες. Οι κινητές γιορτές (Πάσχα, Αγίου Πνεύματος) υπολογίζονται αυτόματα για το τρέχον έτος.
Λαμβάνει ο εργαζόμενος email όταν εγκρίνεται μία άδεια;
Όταν είναι ενεργοποιημένη η αποστολή email στον οργανισμό, ναι. Σε αντίθετη περίπτωση, η ενημέρωση γίνεται μέσω του εικονιδίου ειδοποιήσεων (καμπανάκι) στην εφαρμογή.

menu_bookΓλωσσάρι

Σύντομες εξηγήσεις για τους όρους που θα συναντήσεις.

Άδεια
Εγκεκριμένη απουσία από εργασία — π.χ. Κανονική, Ασθενείας, Γάμου.
Ρεπό
Ημερήσια ανάπαυση χωρίς βάρδια. Μετριέται ξεχωριστά από τις άδειες.
Επιθυμία (Wish)
Μη-δεσμευτικό αίτημα του εργαζομένου για συγκεκριμένη βάρδια ή ρεπό.
Πρόχειρο πρόγραμμα
Εβδομάδα σε επεξεργασία. Δεν είναι ορατή στους εργαζόμενους.
Οριστικό πρόγραμμα
«Κλειδωμένη» εβδομάδα. Οι εργαζόμενοι την βλέπουν και αρχίζουν να μετράνε οι κανόνες αντιρρήσεων/άδειας.
Force Override
Επιβολή βάρδιας πάνω σε εγκεκριμένη άδεια (κόκκινο πλαίσιο). Δημιουργεί ειδοποίηση στον εργαζόμενο.
Solver
Η μηχανή «Αυτόματης λύσης» που γεμίζει την εβδομάδα σεβόμενη τους κανόνες.
ORG_ADMIN / MANAGER / MEMBER
Οι τρεις ρόλοι χρηστών της εφαρμογής. Δες Καλώς ήρθες.

support_agentΕπικοινωνία

Η τεκμηρίωση συνεχώς αναπτύσσεται. Αν δεν βρήκες την απάντηση που έψαχνες, ή θες να προτείνεις βελτίωση:

mail Email: aellinitakis@tuc.gr

forum Μέσα στην εφαρμογή: πάτησε το εικονίδιο υποστήριξης κάτω αριστερά (μπλε κύκλος με ακουστικά) και θα δούμε άμεσα το ticket σου.